NGUYÊN TẮC QUAN TRỌNG/ KHẨN CẤP CỦA EISENHOWER
Sử dụng thời gian một cách hiệu quả, không chỉ hiệu quả
Tập trung vào công việc quan trọng nhất
Hãy tưởng tượng rằng sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho cuộc họp hội đồng tiếp theo.
Bạn chỉ có vài ngày để thực hiện bài thuyết trình đó cùng với núi công việc đang làm và bạn có nhiều công việc khẩn cấp khác nữa trong danh sách các việc cần làm của mình. Vì điều này, bạn trở nên lo lắng, mất tập trung và mọi thứ dường như làm bạn rối bời.
Căng thẳng do áp lực về thời gian là một số trong những nguồn gây áp lực phổ biến nhất tại nơi làm việc, và chúng xảy ra do có quá nhiều việc phải làm trong quá ít thời gian. Vì vậy, làm thế nào để đánh tan sự căng thẳng này và hoàn tất được công việc của mình?
Nguyên tắc quan trọng/khẩn cấp của Eisenhower giúp bạn suy nghĩ về các thứ tự ưu tiên của mình và xác định công việc nào là quan trọng và về cơ bản, công việc nào là những phiền nhiễu.
Các công việc “khẩn cấp” và “quan trọng” là gì?
Trong bài phát biểu trước Cuộc họp lần hai của Hội đồng Giáo hội thế giới năm 1954, cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower đã trích dẫn ý kiến của tiến sĩ J. Roscoe Miller, hiệu trưởng trường Đại học Northwestern rằng: “Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Việc khẩn cấp thường không quan trọng, và việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.” “Nguyên tắc Eisenhower” này được cho là cách ông ấy sắp xếp khối lượng công việc và các công việc ưu tiên của chính mình.
Ông cũng nhận ra rằng việc quản lý thành công quỹ thời gian của mình làm tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc. Nói cách khác, chúng ta phải dành thời gian cho những công việc quan trọng thay vì tập trung những công việc khẩn cấp. Để làm điều này và để giảm thiểu sự căng thẳng do có quá nhiều thời hạn đến cùng lúc, chúng ta cần hiểu rõ sự khác biệt này:
- Các hoạt động quan trọng là những hoạt động có kết quả dẫn đến việc chúng ta đạt được mục tiêu của mình, cho dù đó là trong công việc hay của cá nhân.
- Các hoạt động khẩn cấp là những hoạt động đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến việc đạt được mục tiêu của người khác. Chúng thường là những công việc chúng ta phải tập trung và yêu cầu sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Khi chúng ta biết được những hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào là khẩn cấp, chúng ta có thể vượt qua những khuynh hướng tự nhiên để tập trung vào những hoạt động khẩn cấp nhưng không quan trọng, để từ đó chúng ta có thể có đủ thời gian làm những điều cần thiết cho sự thành công. Đây là cách để chúng ta chuyển từ vị trí “chữa cháy” sang một vị trí mà chúng ta có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và sự nghiệp của mình.
Làm thế nào để sử dụng nguyên tắc Eisenhower
Để sử dụng nguyên tắc này, hãy liệt kê tất cả các hoạt động và dự án mà bạn phải làm. Cố gắng liệt kê cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. (Nếu bạn quản lý thời gian của mình có sử dụng Danh sách việc cần làm, bạn sẽ hoàn thành việc này.)
Tiếp theo, hãy suy nghĩ về từng hoạt động và đặt nó vào một trong bốn loại như được thể hiện trên hình 1 dưới đây:
Hình 1 – Nguyên tắc quan trọng/khẩn cấp của Eisenhower
Sau đó sử dụng các chiến lược được mô tả dưới đây để lên lịch cho các hoạt động của bạn.
- Quan trọng và khẩn cấp
Có hai loại hoạt động khẩn cấp và quan trọng riêng biệt: những hoạt động mà bạn không thể lường trước được và những hoạt động khác mà bạn đã để lại cho đến phút cuối cùng.
Bạn có thể loại bỏ bớt các hoạt động vào phút cuối bằng cách lên kế hoạch trước và tránh được sự trì hoãn.
Tuy nhiên, bạn không thể luôn dự đoán hoặc tránh khỏi một số vấn đề và khủng hoảng. Ở đây, phương pháp tốt nhất là dành lại một ít thời gian trong lịch trình để xử lý các sự cố không mong muốn và các hoạt động quan trọng ngoài dự kiến. (Nếu một cuộc khủng hoảng lớn xảy ra, thì bạn cần phải lên lịch lại cho các nhiệm vụ khác.)
Nếu bạn có nhiều hoạt động khẩn cấp và quan trọng, hãy xác định những công việc nào bạn có thể thấy trước được và suy nghĩ về cách mà bạn có thể lập kế hoạch cho các hoạt động tương tự trước để chúng không trở nên khẩn cấp.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Đây là những hoạt động giúp bạn hoàn thành những công việc quan trọng, đạt được những mục tiêu cá nhân hoặc trong công việc.
Hãy chắc chắn rằng bạn có nhiều thời gian để làm những hoạt động này, để chúng không trở nên quá khẩn cấp. Ngoài ra, hãy nhớ dành ra đủ thời gian trong lịch trình của bạn để xử lý các vấn đề không lường trước được. Điều này sẽ tối đa hóa cơ hội giữ đúng tiến độ theo lịch trình của bạn và giúp bạn tránh được những căng thẳng khi công việc ngày càng trở nên cấp bách hơn cần thiết.
3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng là những điều ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thể sắp xếp lại hoặc bàn giao cho ai khác hay không.
Một nguồn phổ biến của các hoạt động như vậy là những người khác. Đôi khi thật thích hợp để nói “không” với mọi người một cách lịch sự hoặc khuyến khích họ tự giải quyết vấn đề. (Bài viết của chúng tôi “‘Có” với mọi người, “Không” với công việc”sẽ giúp ích ở đây.
Ngoài ra, hãy cố gắng sắp xếp những khoảng thời gian trống bất cứ khi nào có thể, để mọi người có thể nói chuyện, thảo luận với bạn vào những lúc đó. Có một cách tốt để làm điều này là sắp xếp các buổi thảo luận cố định hàng ngày với những người làm phiền bạn thường xuyên, từ đó bạn có thể giải quyết tất cả các vấn đề của họ cùng một lúc. Sau đó bạn sẽ có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng của bạn lâu hơn.
4. Không quan trọng và không khẩn cấp
Những hoạt động này chỉ là một sự xao lãng – tránh chúng nếu có thể.
Bạn chỉ cần hủy hoặc bỏ qua càng nhiều càng tốt những hoạt động như thế. Tuy nhiên, sẽ có một số hoạt động mà người khác muốn bạn thực hiện, mặc dù họ không đóng góp vào kết quả mong muốn của riêng bạn. Một lần nữa, hãy nói “không” một cách lịch sự, nếu bạn có thể, và giải thích lý do tại sao bạn không thể làm điều đó.
Nếu mọi người thấy bạn rõ ràng về mục tiêu và những giới hạn của mình, họ sẽ thường tránh yêu cầu bạn thực hiện các hoạt động “không quan trọng” trong tương lai.
Những điểm chính
Nguyên tắc quan trọng/khẩn cấp của Eisenhower giúp bạn nhanh chóng xác định những hoạt động mà bạn nên tập trung vào, cũng như những hoạt động bạn nên bỏ qua.
Khi bạn sử dụng nguyên tắc này để sắp xếp thứ tự ưu tiên thời gian của mình, bạn có thể xử lý các vấn đề thực sự cấp bách, đồng thời bạn vẫn có thể hướng tới các mục tiêu quan trọng, dài hạn.
Để sử dụng công cụ, hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của bạn và đặt từng công việc vào một trong các nhóm sau:
- Quan trọng và khẩn cấp.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Không quan trọng cũng không khẩn cấp.
Sau đó sắp xếp công việc và hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp bách của chúng.
CAD-CAM-CAE Sky 