Bí quyết viết email hiệu quả

1. Những nhược điểm của email:

Trong các công ty, email trở thành dạng trao đổi thông tin chiếm ưu thế. Vì sao vậy? Vì nó không tốn kém, nhanh, và dễ dàng.

Đáng tiếc là chính tốc độ và sự thuận tiện của email đã gây ra một số vấn đề  cho người viết văn bản kinh doanh cũng như cho cả công ty của họ.

Thứ nhất, nhân viên giao dịch đôi khi gửi đi và nhận được những tin nhắn không cần thiết, tốn thời gian.

Thứ hai, nhiều email được viết cẩu thả. Người ta chỉ đơn thuần viết ra những gì có sẵn trong suy nghĩ rồi nhấn nút gửi mà không kiểm tra nội dung và bố cục.

Thứ ba, đôi khi những thông điệp mang cảm xúc hoặc thiếu cân nhắc được gửi đi trước khi người viết có đủ thời gian để  bình tĩnh.

Thứ tư, thông điệp đôi khi bị gửi nhầm cho người nhận không chủ định – mang lại hậu quả tiêu cực.

Cuối cùng, ngay cả khi nội dung bị xóa đi vẫn có thể khôi phục để sử dụng lại trong các vụ kiện tụng.

2. Bí quyết viết email:

  • Tạo sự thu hút cho dòng tiêu đề.
  • Đưa thông tin chính lên dòng nội dung nhằm giảm thiểu khả năng người nhận bỏ qua hoặc xóa những thông điệp không cần thiết.
  • Viết ngắn gọn. Cố gắng đưa thông tin chính lên trang đầu màn hình.
  • Mỗi email chỉ chứa một nội dung thông báo. Bức thư  chỉ đạt độ mạch lạc nếu nó chưa duy nhất một thông điệp.
  • Chỉnh sửa, kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi trừ khi bạn không quan tâm đến rủi ro.
  • Không bao giờ gửi thư trong tâm trạng bực dọc. Làm như vậy không có gì khó khăn. Hãy tự hỏi mình “mình có thể nói như vậy trước mặt họ được không?” Nếu câu trả lời là không thì bạn đừng nên gửi.
  • Bước cuối cùng là bổ xung  địa chỉ trước khi nhấn nút “Send”. Điều này tránh được khả năng bản gửi thư chưa hoàn thiện.
————————-
Source: “Business Communication” – Harvard Business Essentials- Your mentor & guide to doing business effectively.

, , , , ,

  1. Leave a comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: